どうも。
自己管理マニアのくまたくんです。
労働人口が減っていく社会では、組織を向上させるために社員一人一人のパフォーマンスが求められます。
一方で、現代は職場に縛られない生き方、ワークライフバランスといった個人の人生の質を高める関心も強い。
くまたくん
自分の行動をマネジメントできるようになれば生産性は高まる。
生産性が高まる＝同じ時間でより多く価値を生み出す
ということなので、結果的に自分の自由な時間が増えます。
ボク自身も現在、意義を持って入社した会社で仕事をこなしながら、自分の時間を確保し、ブログを書きつつ、交友関係づくりや新たな可能性の展開を目論んでいます。
今は特にブログに注力したいので、仕事を早く帰ることを自分に課しています(笑)。
そのため、自己管理としての時間管理や生産性向上に関する情報に日々アンテナを巡らせ実践している毎日です。
くまたくん
今回はそんなボクが「今日から使える！」と思った「1440分の使い方−成功者たちの時間管理15の秘訣」という本に書かれていた「E−3C方式」という時間管理・生産性向上のポイントについて紹介します！
くまたくん
心の余白作りのために、時間が必要だった
先にもお伝えしましたが、ボクは現在、当ブログに多くの時間を割きたいと思っています。
ボクは人生に大事なことはやっぱり心が自由なことだと思います。
それは、時間にも、お金にも、人間関係にも、「余白」があるということ。
「余裕」があることとも言えます。
日々自分のキャパシティが「いっぱい」の状態はその時は大丈夫と思っていても、全体・トータルを考えたときに良いものではありません。ボクはそれでたくさん失敗してきました笑
これは「努力をするな」とか、「ストレスなく生きろ」という意味ではなく、常に心のゆとりを大事に生きることが人としてあるべき姿だということです。
だから、生活を送るために仕事で稼ぐことも必要だけれど、心が自由であり続けるためには、自分の生活を見直したり、チャレンジできる範囲でより豊かな生活を送るための変化(負荷)を起こす必要もあります。
くまたくん
ボクがブログに注力するのは、そういった心の余白をつくる一つの選択肢なわけです
しかしながら、ボクはただのサラリーマン。人並みに任される仕事があり、「あー忙しい」と口から漏れてしまうような日々を送ってます。
しかし、自分という人間を整理し、ブログで自分を発信し、自分の拠り所を作るために、記事を作成する時間や情報収集をする時間がどうしても必要です。
そのために、今の職場の仕事を効率的で生産的に消化していく必要がありました。
ボクは何かを新しく取り組むときにはまずは慎重になって情報を集める癖があります。
今回、生産性を高めるという課題に対してもその癖が出ました。
その慎重さのおかげか、個人的にはなかなか良書と出会うことが多いです。
そんな良書の1つが「1440分の使い方」でした。
成功者の時間管理15の秘訣を全てまとめたE-3C方式
今回紹介する「1440分の使い方」の副題は「成功者たちの時間管理15の秘訣」でした。
15の秘訣の具体的な内容は実際に書籍を購入して読んでいただくとして
今回紹介する公式は、その成功者に共通する15の秘訣を凝縮し実行しやすい方式にまとめたものです
それがE-3Cです。
これは「E」と「3つのC」で成り立っています
E
- エネルギー(Energy)
3つのC
- 記録(Capture)
- スケジュール表(Calender)
- 集中(Concentrate)
それぞれが意味することについて解説します。
E：時間を増やすのではなく、エネルギーを増やす
Eはエネルギーです。これは、方式の要。
エネルギーがなければ、何かことを起こすこともままなりません。
時間は増やせないが、生産性を上げることはできる。
同じ時間で10倍のことを成し遂げる最大の秘訣は、エネルギーと集中力を高めることだ。
このことが方式の意味することであり、生産性を上げる公式だと言える。
すなわち
- 生産性＝エネルギー×集中力
ということ。
さけくん
もちろん生産性は「同じ時間内でどれだけ多くの価値を生み出すか」ということである以上、生産性を考える上で時間は切っても切り離せません。
しかし、ここでボクたちが理解しなければいけないことは、決して時間にアプローチすることだけが問題解決のための方策ではないということ。しかも、時間よりもエネルギーと集中力にフォーカスすることが生産性に関しては重要だということです。
その生産性にとって重要なエネルギーについて見ていきます。
エネルギーとは、自分の心身の健康のこと。
成功者の多くは
- 十分な睡眠
- カフェインは摂りすぎない
- アルコールを控える
- 栄養価の高い食品(加工食品は少なく、非加工食品を摂る)
- 運動を欠かさない
- 水をたくさん飲む
といったことが自分の健康にとって大切であり、エネルギーに直結するものだと知っている。
だからこれらを習慣として取り入れ、価値を生み出すエネルギーにしています。
また重なる部分もありますが、継続した朝の習慣として
- 早起き
- 起きてから水を飲む
- 健康的な朝食
- 運動
- 読書や瞑想
など、行なっているそう。
くまたくん
このようにエネルギーを高める行動を意識的に取り入れることで、成功者は生産性を高めていたようです。
私ごとですが、ボクは福祉の仕事で体の動かない人を介助したりしています。
そんな現場で思うのは、身体の疲れは相手との関わり方とかそういう部分にも無意識に出ちゃうということです。
詳しくはここでは書きませんが、そういった経験からも自分自身のエネルギー値を高め、維持することは生産性に限らず人としてあるべき心の余裕のためにも大切なことだと感じます。
さけくん
そんな人がほとんど。ボクも一気に変えることはできませんでした。
なので、箇条書きで書いてある自分のエネルギーを高めるために成功者がやっている習慣を何か1つだけチャレンジしてみることをオススメします。
くまたくん
読書は出勤時間にKindleやFeBeを活用。
水は1日に4本飲むと決め、Amazonでポチった水を朝1本、仕事の合間に2本、夜帰ってから1本として実行してます。
本を読んで、何か一つでも自分の生活に活かせたらその本との出会いは値段以上の価値になると思います。
エネルギー高めましょう！
- エネルギーの源である健康を意識する
- 1日のスタートを最高の状態にする朝の習慣を持つ
3つのC：集中するための具体的提案
3つのCとは
記録・スケジュール表・集中でした。
1つずつ内容を紹介していきます。
▼記録
成功者の多くは「記憶」に頼るのではなく、なんでもノートに「記録」する。
ちょっとしたことでも記録で覚えようとすると「認知的な負荷」、「不必要なストレス」を脳は感じるらしい。
しかも成功者はデジタルのメモではなく、紙。
ルーズリーフではなく、ノートを使っている。
- 情報の集約性(書類の山に紛れない等)
- 丈夫さ(簡単には破れない等)
長期的な視点で見たとき、それらが満たされるのが紙のノート。
もしもデジタルでいつでも検索可能な形にしたい場合は、スキャンしてエバーノートに取り込めばいい。
くまたくん
ノートをとればとるほど、頭の脳の余裕が生まれる。忘れにくくなる。
そうすることで打ち込むべきことにも集中して打ち込むことができ、成果が上がりやすくなるんです。
ノートは体の外にある脳みそだと考えよう。
しかし、ノートをとって終わりではいけない。
例えば、予定をメモしたあとって、多くの場合「TO DOリスト」として書き溜めたままじゃないですか？
成功者の多くは、「TO DOリスト」を使っていない。
やること・やりたいことは、できるだけ早く「スケジュール表」に入れている。
▼スケジュール表
このステップで言いたいのは要するに、「To Doリストは使うな！」ということだ。
やりたいことがあるなら、さっさとそれをスケジュール表に入れよう。
さけくん
ただし、何をスケジュールに入れるかが大切で、
- 優先事項
- もっとも重要な課題(MIT)や価値観の支えとなる活動
といったことを自分の予定の中に先に入れておかなければならない。
これを「タイムブロックする」と言います。
スケジュール化すると言ってもいいです。
くまたくん
「第3の習慣：重要事項を優先する」じゃない？？
(出典：「まんがと図解でわかるスティーブン・R・コヴィーの7つの習慣」)
ご存知の方も多いかと思います。
これは7つの習慣で紹介されている、自分の活動を「緊急度」と「重要度」に分けて整理するマトリクスです。
マトリクスの右上にある「第2領域＝緊急ではないが重要なこと」の時間を増やすことが大切だと述べられています。
タイムブロックとは、この第2領域の活動をあらかじめいつ行うかを決めておくということです。
ボクで言えば、
- ブログを書く時間
- 本を読む時間
を休みの日とか、仕事出勤前とかに入れます。
くまたくん
例えば仕事で、「○○業務が他の人でもできるようなマニュアル作成」ができたら自分の時間かなり浮きますよね？
○○業務のマニュアルを見せればその業務は部下に投げれますし。
けど多くの人はそれをしません。
なぜか？
緊急じゃないからです。
さけくん
ってなります。
まぁこれボクなんですけど。笑
なんでTo Doリストのままではいけないのかという理由はここにあります。
未処理タスクのまま溜まるからです。
溜まったタスクがストレスになるからです。
重要だけど手がつけられていないタスクをノートに書き出して見てください。
そして、それをスケジュール表に入れましょう。
職場がある人にオススメのタイムブロック法は、「上司にスケジュールを見せる」です。
くまたくん
こんなスケジュールで考えていて、この作業は15日までに、これはその１週間後までに提出します。
というように上司をうまく頼っています。
かなりオススメですよ！
他にも
- 日々のテーマをスケジュール化する
- スケジュールに邪魔が入らぬよう気を配る
というやり方もあります。
日々のテーマとして、ボクは例えば
月曜は将来業務(事業のより良い向上のための第2領域にくるタスク)の日
火曜は管理業務(担当事業が円滑に進むための日々の準備や必要事務)の日
という風にしている。
完璧ではないけど、ダラダラと仕事することは減った。
また、ボクの職場はフリーデスクなので、
あえて人の少ない場所で作業したり、
仕事を振られても安易に「イエス」と答えなかったり、
そんな工夫をしてます。
スケジュール管理力は、大事なことに集中するための必須スキル。
To Doリストを使っている人は、スケジュール表にタイムブロックしていきましょう！
▼集中
スケジュールにタイムブロックできるようになればそれだけで集中力は桁違いに変わる。
スケジュール表に基づいて自分が行動すればいいからです。
同時にスケジュールにあること以外を遮断することで、そのタスクに集中できる。
同時並行でタスクを進めなくて済むんです。
ただ、成功者の多くはそれだけではなく、
- エネルギーがもっとも高まる時間帯で重要課題に取り組む
- 一波越えたら1回休む
を実践している。
エネルギーがもっとも高まるという典型的な時間帯は午前中。
だから重たいと思う仕事ほどその日の早い時間に取り組めるとベストです。
また、一波越えたら1回休むとは、
例えば「ポモドーロ・テクニック」が有名。
集中して仕事をこなすために、25分毎に時間を区切って仕事をする時間管理術。
(引用：「はてなキーワード」)
大きなタスクを分解して、小さなタスクをいくつか作り、それを25分間集中して取り組む→5分ほど休憩→25分間集中して取り組む→5分ほど休憩を繰り返すのだ。
この集中と休息のサイクルが、より集中を維持し、生産性を高めます。
ポモドーロ・テクニックは一つの時間配分の方法論として参考にしてもらえればいいです。
大事なことは意識的に休む時間を挟むということ。
それが一波越えたら1回休む。
なので、自分に合った「作業と休憩の時間配分」を見つけられれば良いと思います。
くまたくん
なので、具体的な経験からお話ができず申し訳ないですが、一波越えたら1回休むについては「最強の成長術」という書籍にも「負荷と休息」として同様のことがより具体的に書かれていました。
休息は、集中力だけでなく、成長のためにも必要なもので、負荷をかけることよりも、休息を意識的に取ることの方が難しいと書かれていました。
それはなんとなくわかるかも。。。
読書好きでしたら参考にどーぞ！
- 記憶ではなく、ノートをとって記録に頼る
- スケジュール表に重要なことをタイムブロックする
- エネルギーの高まる時間帯(午前中)に重要なことに取り組む
- 一波越えたら、1回休むことで高い集中力を維持する
まとめ
以上がE-3C方式の内容でした。
個人的に「生産性＝時間管理」という印象が強すぎたために、「生産性＝エネルギー×集中力」という視点から見ることが驚きでした。
また紹介した通り、成功者の多くが取り組んでいる生産性の向上に効果的な習慣は、今すぐにでも使えるものばかりでした。
ボクたちが今すぐやれることとして
- 健康管理や朝の習慣を取り入れる
- どんなことでもノートに記録
- To Doリストをやめ、スケジュール表に重要課題を落とし込む
- 脳が冴えている午前中に重要課題に取り組む
- 休憩時間を意識的に入れる
といったことがありました。
これらを自分のものにすることで生産性が上がり、より有意義に時間を使えます。
ただし、全てを一気に取り組むことは危険です。
やりきれなかった自分を責めてしまう可能性があるからです。
ボク自身、よく焦って全部を完璧にこなそうと思いがちでした。
くまたくん
まずは「これならできそう」と思うものを1つ選んでチャレンジしみてはどうでしょうか？
ただし、
ボクが何よりまずやってみてほしいと思うことは、「自分にとって何が重要かを考える」ということです。
生産性を上げるということは、そのための何か「目的」があるはずです。
ボクはブログでした。
いくら今回紹介した内容を試しても、自分にとって重要なことが見えていなければ、例えばスケジュール表に何を落としていいかもわからないはずです。
「現時点の自分にとって」で構わないので、自分における重要なことについて考える時間を10分くらい作ってみてください。
こちらの記事が参考になります。
【エッセンシャル思考】考える力をつける簡単な3つの質問 生産性を高めて、心の余白を作りましょう！
そんじゃ、お疲れしたで！
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